Comment créer une source de données Excel ou CSV pour une opération de publipostage
Dans une opération de publipostage, une source de données contient toutes les informations qui sont intégrées lors d'un publipostage pour personnaliser les e-mails et les documents individuels. Les sources de données peuvent être créées manuellement ou produites par des rapports depuis un système, une base de données ou une application existante. pdfMachine merge accepte les sources de données au format Excel ou CSV. Les instructions suivantes indiquent comment formater une source de données pour une opération de publipostage.
Étape 1. Dressez la liste des champs que vous souhaitez personnaliser.
Ceux-ci seront connus comme des champs de fusion. Les champs de fusion seront les noms de colonnes dans la source de données. Ils doivent être placés dans la première ligne de la source de données. L'un des champs de fusion doit être l'adresse e-mail à laquelle l'e-mail sera envoyé.
Étape 2. Déterminez si les lignes de la source de données produiront une pièce jointe PDF envoyée dans chaque e-mail, plusieurs pièces jointes PDF envoyées dans chaque e-mail, ou plusieurs éléments de ligne regroupés dans une seule pièce jointe PDF.
(a) Un PDF personnalisé est envoyé par e-mail
Configurez pdfMachine merge de sorte que « Chaque ligne crée un e-mail ». Construisez les lignes dans la source de données de manière à ce que toutes les informations relatives à l'e-mail et à la pièce jointe PDF soient dans une seule ligne. Chaque ligne deviendra un seul e-mail avec une seule pièce jointe PDF.
(b) Plusieurs PDF personnalisés sont envoyés dans chaque e-mail
Configurez pdfMachine merge de sorte que « Chaque ligne crée une pièce jointe ». Regroupez les lignes de sorte que toutes les informations relatives aux pièces jointes PDF dans un seul e-mail se trouvent dans plusieurs lignes consécutives avec la même adresse e-mail. Chaque ligne aura les mêmes informations, sauf pour les informations devant être différentes dans chaque pièce jointe. Chaque ligne deviendra une pièce jointe PDF dans un seul e-mail.
(c) Les lignes forment des éléments de ligne dans un PDF
Configurez pdfMachine merge de sorte que « Une ou plusieurs lignes génèrent un e-mail » Regroupez les lignes de sorte que toutes les informations relatives à la pièce jointe PDF se trouvent dans plusieurs lignes consécutives. Chaque ligne aura les mêmes informations, sauf pour les informations qui diffèrent par élément de ligne. Chaque ligne deviendra un élément de ligne différent dans le corps de l'e-mail et/ou la pièce jointe PDF et sera envoyée dans un seul e-mail.
Étape 3. Créez ou téléchargez un fichier CSV ou Excel avec les champs de fusion comme en-têtes de colonnes et les lignes regroupées comme vous l'avez sélectionné à l'étape 2.
Assurez-vous qu'il n'y a pas de lignes vides jusqu'à la fin de la source de données.