Wie man ein PDF mit Seriendruck erstellt

Seriendruck ist eine Methode, um schnell mehrere Dokumente für Massenmailings zu erstellen. Das pdfMachine Merge-Produkt führt E-Mail-Seriendrucke durch.

pdfMachine Merge ist Seriendrucksoftware, die auf Ihrem PC installiert ist und Stapel personalisierter E-Mails mit personalisierten PDF-Anhängen sendet. Word-, PowerPoint-, Excel- oder HTML-Vorlagen. Hochgradig konfigurierbar. Sehen Sie hier wie. pdfMachine Merge wird die meisten Word-Seriendruck-Dokumente importieren und in das pdfMachine Merge-Format konvertieren.

pdfMachine Word Seriendruck (veraltet)

pdfMachine Word Seriendruck ist jetzt veraltet. Stattdessen sollte das Produkt pdfMachine Merge erworben werden. Anweisungen sind weiterhin für Benutzer mit alten Lizenzen verfügbar.

Schritt 1. Verwenden Sie den Word Seriendruck-Assistenten, um ein Seriendruck-Word-Dokument zu erstellen (oder ein vorhandenes zu öffnen).

Verwenden Sie den Seriendruck-Assistenten auf der Registerkarte "Sendungen" von Microsoft Word, um Ihr Seriendruckdokument einzurichten.

Es gibt viele Erklärungen im Internet und in der Hilfe von Microsoft Word, wie man ein Seriendruck-Dokument erstellt. Microsoft bietet viele Informationen dazu, wie man das Seriendruck-Dokument einrichtet hier: http://office.microsoft.com/en-us/word-help/word-mail-merge-a-walk-through-the-process-HA001034920.aspx

Schritt 2. Richten Sie eine Mailing-Liste mit den individuellen Informationen für jede E-Mail/Dokument ein.

Richten Sie eine Mailing-Liste ein, die die Datenquelle für den Seriendruckvorgang sein soll. Sie muss Zeilen (oder Datensätze) mit Informationen enthalten, die während des Zusammenführens herausgezogen werden, um die E-Mail und das PDF zu personalisieren. Der Spaltenname oder der Datensatzname wird der Seriendruckfeldname sein.

Die Namen der Seriendruckfelder dürfen nur alphanumerische Zeichen enthalten und die Feldnamen dürfen nicht mit (0-9) beginnen. Die maximale Anzahl an Zeichen in den Feldnamen, einschließlich Leerzeichen, beträgt 40.

Schritt 3. Wählen Sie PDF Mail Merge aus dem pdfMachine Word-Add-in

Wählen Sie im Word-Add-in-Tab das pdfMachine-Dropdown-Menü und wählen Sie PDF Mail Merge

Schritt 4. Wählen Sie aus, ob Sie den Seriendruck testen oder senden möchten

Seriendruck-Testmodus

Wenn aktiviert, ist der Testmodus eingeschaltet.  Es gibt zwei Arten des Testmodus:
* Keine E-Mails senden, nur die PDF-Dateien generieren. CC- und BCC-Einträge werden ebenfalls ignoriert.
* Alle E-Mails an eine bestimmte Adresse senden, die E-Mail-Adresse in den Seriendaten überschreiben. 

Es wird dringend empfohlen, dass Benutzer einen Test durchführen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet ist, bevor ein "echter" Seriendruck gemacht wird.

Seriendruckfeld für die "An" Adresse

pdfMachine muss wissen, wo die Ziel- oder "An"-E-Mail-Adresse für jede gesendete E-Mail entnommen werden soll. Wählen Sie den Namen des Seriendruckquelldatenfeldes aus, das die "An"-Adresse darstellt.

Schritt 5. Richten Sie den E-Mail-Inhalt und jegliche PDF-Sicherheit ein

Verwenden Sie den pdfMachine Mail Merge Wizard (lizenziert mit pdfMachine ultimate), um die E-Mail-Einstellungen und jegliche PDF-Sicherheitseinstellungen anzugeben. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt.

Seriendruck PDF-Sicherheitseinstellungen

Diese Schaltfläche ruft den folgenden Dialog auf.  Es erlaubt, eindeutige Passwörter für jede PDF festzulegen.  Die Passwörter können aus dem Inhalt der Seriendruckfelder entnommen oder dasselbe Passwort für jede PDF festgelegt werden.  Eine typische Verwendung wäre es, das PDF mit einem offenen Passwort basierend auf einem Seriendruckfeld (z.B. konto_nummer) zu verschlüsseln und ein Berechtigungskennwort festzulegen.

Schritt 6. Wählen Sie, ob Sie die PDF-Dateien speichern und die E-Mails senden möchten

Seriendruck-Dateien speichern

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Word- und PDF-Dateien gespeichert. Wenn keine E-Mails ausgewählt sind, kann dies verwendet werden, um den Inhalt der PDF-Dateien zu überprüfen. Wenn E-Mails gesendet werden, speichert dies ebenfalls eine Kopie der Dokumente. Wenn ein Verzeichnis angegeben ist, werden die Seriendruck-Wortdokumente und die daraus resultierenden PDF-Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert.  Wenn kein Verzeichnis angegeben ist, wird ein temporäres Verzeichnis verwendet und die Dateien werden nach Abschluss des Vorgangs entfernt.

Schritt 7 - E-Mail-Einstellungen, Anpassung & Personalisierung von CC, BCC, Körper, Betreff, PDF-Anhang aus Seriendruckdaten

Dies ist das letzte Konfigurationsfenster bevor die Zusammenführung beginnt. Es ist möglich, Werte aus den Zusammenführungsdaten in den Text oder -E-Mail einzubetten. Dazu den Feldnamen mit geschweiften Klammern umgeben.

z.B. {address}  oder {firstname}

Der Name muss genau mit dem Namen des Zusammenführungsfeldes übereinstimmen. Wenn im Namen des Zusammenführungsfeldes ein Leerzeichen enthalten ist, müssen Sie einen Unterstrich setzen, zum Beispiel sollte ein Zusammenführungsfeld von "First Name" als {First_Name} bezeichnet werden.

Dies gilt auch für die Felder CC, BCC, Betreff und PDF-Anhang.

 

CC
Das "Carbon Copy" Feld, das in den E-Mails verwendet wird.

BCC
Das "Blind Carbon Copy" Feld, das in den E-Mails verwendet wird.

PDF Attach
Der Name, den die angehängte PDF-Datei haben wird.

Zusätzlicher Anhang
Hier können Sie alle anderen Dateien einrichten, die Sie den E-Mails anhängen möchten.

Methode
E-Mail-Sendemethode zu verwenden. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile und was für Sie am besten ist, hängt von Ihrer Umgebung ab.
 

Erweiterte MAPI
Wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben, ist die beste Methode die erweiterte MAPI, da sie HTML-E-Mails ermöglicht und Sie nicht auffordert.

SMTP
Dies funktioniert auch gut, ist jedoch schwieriger zu konfigurieren und Sie benötigen irgendwo einen SMTP-Server.

Einfache MAPI
Funktioniert nicht gut mit Microsoft Outlook, kann aber mit anderen E-Mail-Clients gut funktionieren. Einfache MAPI tut nicht unterstützt HTML-E-Mails.

Outlook
Diese Methode (nicht Outlook Express) funktioniert gut in frühen Versionen von Outlook, jedoch zeigen moderne Versionen von Outlook störende Sicherheitsdialoge, die für jede gesendete E-Mail bestätigt werden müssen.

Schritt 8 - Starte den Seriendruck!

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruck starten", um den Seriendruck zu beginnen.

Schritt 9 - Überprüfen Sie die Ergebnisse

Es kann eine Weile dauern, bis alle Ihre E-Mails gesendet sind, aber wenn der Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie das Ergebnisdialogfeld.

Starten Sie den pdfMachine-Serienbrief-Assistenten aus der Word-Addin-Registerkarte.

Richten Sie die E-Mail-Details ein, die E-Mail-Adresse, den Inhalt und wählen Sie die Methode aus, z.B. Outlook, SMTP oder einen MAPI-Client.

Aktivieren Sie Berechtigungen und setzen Sie entweder ein personalisiertes Passwort durch die Verwendung eines Seriendruckfelds oder ein allgemeines Passwort für alle Dokumente.

Testen oder Senden Sie den Serienbrief.

Überprüfen Sie die Ergebnisse.

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