Wie man einen PDF-Serienbrief erstellt

Ein Serienbrief ist eine Methode, um schnell mehrere Dokumente für den Massenversand zu erstellen. Das Produkt pdfMachine Merge führt E-Mail-Serienbriefe durch.

pdfMachine Merge ist eine auf Ihrem PC installierte Serienbriefsoftware, die stapelweise personalisierte E-Mails mit personalisierten PDF-Anhängen sendet. Word-, PowerPoint-, Excel- oder HTML-Vorlagen. Hoch konfigurierbar. Sehen Sie, wie es hier geht. pdfMachine Merge importiert die meisten Word-Serienbriefdokumente und konvertiert sie in das Format von pdfMachine Merge.

pdfMachine Word Serienbrief (veraltet)

pdfMachine Word Serienbrief ist jetzt veraltet. Stattdessen sollte das Produkt pdfMachine Merge erworben werden. Anleitungen finden Sie dennoch hier für Nutzer mit alten Lizenzen.

Schritt 1. Verwenden Sie den Word-Serienbrief-Assistenten, um ein Serienbrief-Word-Dokument zu erstellen (oder ein vorhandenes zu öffnen).

Verwenden Sie den Serienbrief-Assistenten aus der Microsoft Word 'Sendungen'-Registerkarte, um Ihr Serienbriefdokument einzurichten.

Es gibt viele Erklärungen im Web und in der Microsoft Word-Hilfe, wie man ein Serienbriefdokument erstellt. Microsoft hat hier reichlich Informationen darüber, wie das Serienbriefdokument eingerichtet wird:  http://office.microsoft.com/en-us/word-help/word-mail-merge-a-walk-through-the-process-HA001034920.aspx

Sure, here is the HTML code translated into German:

Schritt 2. Erstellen Sie eine Mailingliste mit den individuellen Informationen für jede E-Mail/Dokument.

Erstellen Sie eine Mailingliste, die als Datenquelle für die Serienbriefoperation dient. Sie muss Zeilen (oder Datensätze) mit Informationen enthalten, die während des Mergings herangezogen werden, um die E-Mail und das PDF zu personalisieren. Der Spaltenname oder Datensatzname wird der Serienbrieffeldname sein.

Die Serienbrieffeldnamen dürfen nur alphanumerische Zeichen enthalten, und die Feldnamen dürfen nicht mit (0-9) beginnen. Die maximale Zeichenanzahl in den Feldnamen, einschließlich Leerzeichen, beträgt 40.

Schritt 3. Wählen Sie PDF-Serienbrief aus dem pdfMachine Word-Add-in

Wählen Sie auf der Word-Add-ins-Registerkarte das pdfMachine-Dropdown-Menü aus und wählen Sie PDF-Serienbrief

Schritt 4. Wählen Sie Test oder Senden des Serienbriefs

Serienbrief-Testmodus

Wenn aktiviert, wird der Testmodus aktiviert.  Es gibt zwei Arten von Testmodus:
* Keine E-Mails senden, sondern nur die PDF-Dateien generieren. CC- und BCC-Einträge werden ebenfalls ignoriert.
* Alle E-Mails an eine bestimmte Adresse senden, wobei die E-Mail-Adresse in den Seriendaten überschrieben wird. 

Es wird dringend empfohlen, dass Benutzer einen Test durchführen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor ein "echter" Serienbrief ausgeführt wird.

Serienbrieffeld für die Verwendung als "An"-Adresse

pdfMachine muss wissen, woher die Ziel- oder "An"-E-Mail-Adresse für jede gesendete E-Mail genommen werden soll. Wählen Sie den Namen des Serienbrieffelds, das die "An"-Adresse darstellt.

Schritt 5. Richten Sie den E-Mail-Inhalt und eventuelle PDF-Sicherheitsmaßnahmen ein

Verwenden Sie den pdfMachine-Serienbrief-Assistenten (lizenziert mit pdfMachine Ultimate), um die E-Mail-Einstellungen und eventuelle PDF-Sicherheitseinstellungen anzugeben. Der folgende Dialog wird angezeigt.

I kept all HTML tags intact and translated the text within them into German.

Sicherheitsoptionen für Serienbriefe als PDF

Diese Schaltfläche ruft den folgenden Dialog auf.  Sie ermöglicht es, einzigartige Passwörter für jedes PDF zu setzen.  Die Passwörter können aus den Inhalten der zusammengeführten Felder entnommen oder dasselbe Passwort für jedes PDF gesetzt werden.  Eine typische  Verwendung wäre, das PDF mit einem offenen Passwort basierend auf einem Zusammenführungsfeld (z.B. Kontonummer) zu verschlüsseln und ein Berechtigungspasswort fest zu codieren.

Schritt 6. Wählen Sie, ob die PDF-Dateien gespeichert und die E-Mails gesendet werden sollen

Dateien für Seriendruck speichern

Wenn aktiviert, werden die Word- und PDF-Dateien gespeichert. Wenn keine E-Mails gesendet werden sollen, kann dies verwendet werden, um die Inhalte der PDFs zu überprüfen. Wenn E-Mails gesendet werden, wird auch eine Kopie der Dokumente gespeichert. Wenn ein Verzeichnis angegeben ist, werden die zusammengeführten Word-Dokumente und resultierenden PDFs in diesem Verzeichnis gespeichert.  Wenn kein Verzeichnis angegeben ist, wird ein temporäres Verzeichnis verwendet und die Dateien werden nach Abschluss des Prozesses entfernt.

Schritt 7 - E-Mail-Einstellungen, Anpassung & Personalisierung von CC, BCC, Textkörper, Betreff, PDF-Anhang aus zusammengeführten Daten

Dies ist das letzte Konfigurationsfenster, bevor das Zusammenführen beginnt. Es ist möglich, Werte aus den Zusammenführungsdatensätzen im Text- oder HTML-E-Mail einzubetten. Um dies zu tun, umgeben Sie den Feldnamen mit geschweiften Klammern.

z.B. {address}  oder {firstname}

Der Name muss genau mit dem Namen des Zusammenführungsfelds übereinstimmen. Wo es einen Leerraum im Namen des Zusammenführungsfelds gibt, müssen Sie einen Unterstrich setzen, zum Beispiel sollte ein Zusammenführungsfeld mit dem Namen "Vorname" als {First_Name} angegeben werden.

Dies funktioniert auch für die CC-, BCC-, Betreff- und PDF-Anhangsfelder.

 

CC
Das Feld "Carbon Copy", das in den E-Mails verwendet werden soll.

BCC
Das Feld "Blind Carbon Copy", das in den E-Mails verwendet werden soll.

PDF Attach
Der Name, den die angehängte PDF-Datei haben wird.

Zusatzanhang
Alle anderen Dateien, die Sie an die E-Mails anhängen möchten, können hier eingerichtet werden.

Methode
Die zu verwendende E-Mail-Sendemethode.  Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, und was am besten für Sie ist, hängt von Ihrer Umgebung ab.
 

Erweitertes MAPI
Wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben, ist die beste Methode die Verwendung von Erweitertem MAPI, da es HTML-E-Mails zulässt und Sie nicht zur Eingabe auffordert.

SMTP
Dies funktioniert ebenfalls gut, ist jedoch schwieriger zu konfigurieren und Sie benötigen irgendwo einen SMTP-Server.

Einfaches MAPI
Funktioniert nicht gut mit Microsoft Outlook, kann aber mit anderen E-Mail-Clients gut funktionieren.  Einfaches MAPI tut...

unterstützt keine HTML-E-Mails.

Outlook
Diese Methode (nicht Outlook Express) funktioniert gut bei frühen Versionen von Outlook, jedoch zeigen moderne Versionen von Outlook nervige Sicherheitsdialoge an, die bei jedem gesendeten E-Mail bestätigt werden müssen.

Schritt 8 - Beginne den Seriendruck!

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Seriendruck beginnen“, um den Vorgang zu starten.

Schritt 9 - Überprüfen Sie die Ergebnisse

Es kann eine Weile dauern, alle Ihre E-Mails zu senden, aber wenn dies abgeschlossen ist, wird der Ergebnisdialog angezeigt.